為及時、順利地組織貨源，聯合國系統有采購業務的各機構一般都建立一供應商名冊(Vendor Roster)，只有經注冊的供應商才有資格受邀參與該機構的采購活動。
（一）在UNPD的注冊手續
向聯合國采購司注冊登記的手續很簡單。有興趣的供應商可以從采購司的網址(www.un.org/depts/ptd)下載注冊表(Vendor Registration Forms)，或通過向采購司的電子信箱(register@un.org)發送電子郵件索取注冊表，也可直接發傳真（1－212－963 3503）。當然，并非所有申請注冊的供應商都可自動列入采購司供應商數據庫，須經過審核，合格者才能被列入供應商名冊。
申請者應將填妥的注冊表、公司概況、產品目錄或說明及財務報告寄給聯合國采購司，其通訊地址為：
UNITED NATIONS
Procurement Division
Supplier Registration
Supplier Roster Officer
304 East 45th Street, Room FF-245
New York, NY10017
采購司在收到申請登記表后，將立即加以評審，并將評審結果通知所有申請者。審核的標準包括：供應商提供的貨物和服務是否符合聯合國的需要、供應商的國際商業經驗和能力及其財政穩定性。
需特別指出的是，采購司遵循盡量與供應商直接聯系的原則，因此要求供應商直接在采購司注冊。在聯合國一般供應商數據庫（UNCSD）或其他聯合國機構的注冊并不能保證自動與采購司注冊掛鉤。采購司在對每項貨物或服務的競爭招標時，將努力使所有已注冊的供應商有競標機會。如果供應商連續兩次未對競標邀請作出反應，將在供應商名冊上予以除名。
（二）在IAPSO的注冊
為了便于聯合國系統內各機構采購信息的交流，機構間采購服務辦公室已建立了一個聯合國一般供應數據庫(UNCSD－United Nations Common Supply Database), 并在挪威設立一秘書處進行管理。
以下13個聯合國組織和機構同意發展和支持這一數據庫：
IAEA－國際原子能機構
ILO－國際勞工組織
ITC－國際貿易中心
UNDP－聯合國開發計劃署
UN/FALD－聯合國駐地管理和后勤服務處
UNFPA－聯合國人口基金
UNHCR－聯合國難民事務專員署
UNICEF－聯合國兒童基金
UNOPS－聯合國項目事務廳
UN/PD－聯合國采購司
UNRWA－聯合國難民救濟及工程局
WFP－世界糧食計劃署
WIPO－世界知識產權組織
如果想成為聯合國系統的潛在供應商，可與UNCSD秘書處直接聯系索取供應商注冊表(Common Supplier Registration Form)，其通訊地址為：
UNCSD Secretariat
UNDP/IAPSO Sub-Office
Ovre Slottsgate 2b
N-0157 Oslo, Norway
Tel: (+47) 2224 6292
Fax: (+47) 2224 6281
E-mail: registry@uncsd.org
Internet: http://www.uncsd.org
作為在UNCSD上注冊的前提，供應商必須同意聯合國采購的一般條款和條件。供應商在注冊付款表格上的簽署表明對條款和條件的接受。注冊的費用分兩種：期限一年的注冊費為100美元；期限三年的注冊費為200美元。
供應商必須使用聯合國一般代碼系統(United Nations Common Coding System，UNCCS Codes)對產品或服務進行描述。不同貨物和服務有不同的代碼，要保證代碼的準確性。聯合國系統組織通過使用UNCCS代碼（有關詳情請上網查詢，網址為http://www.un.org/depts/ptd）來確認所需貨物和服務的可能供應商。
請注意：在UNCSD的注冊，不能保證供應商將自動得到聯合國系統組織或機構的競標邀請或供貨合同。UNCSD只是作為一些聯合國系統組織和機構尋找潛在供應商的一種工具，這些組織和機構還可通過其他途徑尋找供應商，各聯合國組織和機構的登記有其自己的標準和要求。所有供應商應該象在其他市場領域一樣，繼續努力將它們的產品和服務向聯合國系統組織進行市場營銷。
（三）在UNOG的注冊
聯合國日內瓦辦事處設有采購和運輸部（PTS）專門負責采購事宜。有興趣的供應商可與PTS的負責人聯系，索要一份“公司簡介表”(Company Profile Form)，填妥后附上公司信函寄至辦事處。PTS審核后，合格的供應商將被列入UNOG的供應商名冊(Vendor Roster)，在對某一標的進行招標邀請時，在冊的供應商將被給予同等的考慮。
聯合國日內瓦辦事處PTS的通訊地址為：
Chief, Purchase and Transportation Section,
United Nations Office at Geneva
1211 Geneva 10, Switzerland
Tel: (41-22) 917 2840
Fax: (41-22) 917 0013
E-mail: procurement@unog.ch
總之，不論在UNPD、UNCSD或UNOG注冊，都不能代替在各聯合國組織或專門機構的注冊，供應商應將各聯合國組織和專門機構作為單獨的客戶來對待，一旦取得供應商資格，應對所有競標邀請作出積極反應，并努力尋找聯合國項目和聯合國專門機構在供應商周邊地區辦事處的采購機會。
